一人キャンセル　人数減は伝えるタイミングで損得あり

バスツアーや宿泊パックの予約をした時には一緒に行くつもりだったメンバーの内、何らかの都合や病気など、どうしても参加できなくなる人が出てしまうことって有りがち、大人数での予約ならなおさらです。

人数が減る場合、いつ・誰に「人数減」を伝えるべきなのか、その後の手続きはどうすれば？

ケースバイケースなので、完全に当てはまるとは限りませんが、知っておいて損はありませんよ

人数減は可能な限り早めに連絡

とにかく、人数が減ることが分かったらできるだけ早く、が鉄則です。

連絡先はバス会社や宿泊施設ではなく、バスツアーや宿泊パックの予約をした旅行会社へ。そして「一時も早く連絡をする」が大原則です。

早く連絡した方が良い理由は、実際に旅行する日が迫っているほど「キャンセル料」が安く済むからです。

例えば朝発日帰り・0泊1日のツアーの場合、出発日の前日から数えて、前日を1日前としてさかのぼって11日前までに人数減を申し出れば、参加できなくなった人分の旅行代金は全額返ってきます。逆に、例えば当日だと50％のキャンセル料を差し引かれ、半額しか戻ってきません。

バスツアーや宿泊パックの場合は、同じように出発日の前日から数えて20日前からキャンセル料がかかります。旅行する日が迫るほどキャンセル料は高比率になるのは同様です。

キャンセル料は1日違いで大違いになることもあります。

人数減が分かったら「できるだけ早く連絡した方が得」なことを覚えておきましょう。

当日の人数減

当日急遽行けなくなることも多いでしょう。早めにキャンセルした方が良いのは分かっていても、何とか旅行に参加したくてギリギリまで頑張るケースもあるかもしれません。

当日の人数減に対するキャンセル料は50％、支払い済の旅行代金の半分が戻ってくるのですが、旅行当日に限っては少し特別で、人数が減ったことを申し出る、連絡するタイミングを誤ると「旅行開始後」という扱いになってしまってキャンセル料は100％、全く返金がないケースもあります。

どこからが「旅行開始」なのか、旅行の形式によってそれぞれタイミングが違います。

当日の人数減：バスツアーの場合

朝早い時間の出発、または夜遅くの出発なことが多く、予約をした旅行会社は営業時間外で連絡できないこともあります。

そんな時は、以下のような方法・相手へ「人数減」を伝えます。

• 受付係員がいる場合は「係員」へ申し出る
  係員へ名前を告げてチケットを受け取ったり、バスの乗車案内を受けられるツアーの場合は、受付係員へ人数減を伝えます。

• バス乗務員が受付の場合
  バスの乗務員へ人数減を伝えます。当日の連絡先がある場合は下記参照

一旦受付けを済ませた時点が「旅行開始」になります。受付け以降に人数減を申し出ても旅行開始後という扱いになりますから、うっかり人数が減っていることを言い忘れたりしないように注意が必要です。

当日の連絡先がある場合は「電話」で伝えても可

ツアー集合・出発場所の地図ページなどに「当日の連絡先」が書かれている場合は電話で伝えてもOKです。

出発時間近くは電話も結構混み合いますので、これも可能な限り早めが良いでしょう。万が一電話が混み合っていて繋がらない場合もしつこく。

受付係員がいる場合は電話でなく上記参照、乗務員受付の場合は乗務員へも伝える必要があります。

例えば連絡先の電話がずっと繋がらないなど、伝えようが無かった場合は、予約をした旅行会社へその旨も伝えましょう（連絡先はしっかり着信・通話のログを取っていますから、インチキは通じませんよ）。

当日の人数減：マイカー宿泊パックの場合

ホテルや旅館での宿泊にリフト券が付いたマイカー宿泊パックの場合、宿泊施設への到着やリフト券の引換えは概ね朝イチですよね。予約した旅行会社の営業時間外なので、それぞれで人数減を申し出る必要があります。

バスツアー同様に、宿泊施設またはリフト券売所など宿泊パックに含まれている何らかへ到着・受付をした時点が「旅行開始」となります。ただ、お宿の方に「人数減」を伝えたところで、リフト券売所へ伝わるはずも無く、利用する施設それぞれで「人数減」を伝える必要があります。

うっかり元の人数分のリフト券を受け取ってしまったり、お宿へ伝え忘れて夕食時になってしまったりしたら、いずれも「旅行開始後」になります。

宿泊施設への到着が1日滑った後になる場合や、リフト券は宿泊翌日に利用する場合など、それぞれの受付が、予約した旅行会社の営業時間より後になる場合は、旅行会社へ人数減を申し出る方が確実で楽チンです。

当日の人数減：JRツアーの場合

事前に受け取ったJR券類は、改札を通る前に駅のみどりの窓口で「人数減（使用しないJR券類）」の手続きを自分自身でする必要があります。

例え旅行会社へ連絡を入れていようが、この手続きを忘れると、単なる乗り遅れと同じ扱いになってしまい、「旅行開始後」のキャンセルという扱いになってしまいます。

 
 
いずれにしても、ツアー・旅行を予約した旅行会社との連絡も必要で、なんらかトラブルの可能性を考えると、できるだけ早い時点の方が良いのは間違いありません。

その後の手続き

これも「不使用分の証明を受ける」「未使用のチケットは返却」の2つの大原則があります。

不使用分の証明

不使用分の証明のことを大抵「減員証明」と呼びます。リフト券売所で例えば「一人減った」と申し出れば、その証明書「減員証明書」を発行してくれます（宿泊施設に限っては、証明書を発行する方が希少）。

バスツアーで受付係員へ人数減を申し出た場合は、この手続きは大抵不要ですが、マイカー宿泊パックやJRツアーの場合は、リフト券・JR券など各所でこれを受け取る必要があります。

何について減員証明を貰う必要なのかは、旅行会社で正確に聞いた方が得策です。

未使用のチケットは返却

旅行を取り止めた人のチケット、各所で受け取った減員証明は、原則としてツアー・パックを予約した旅行会社へ返却しなければ返金を受け取ることはできません。

 
 
 
ツアー・パック旅行のキャンセルには細かなルールが定められています。上記は読み切れる程度に要約しましたが、具体的にはもっと様々なケースがあるでしょう。

とにかく、人数減が分かったら「できるだけ早く連絡した方が得」なことは忘れずに。

その他、キャンセル・人数減についてのよくある質問も参照を

 
注意：「ひとり減るかもしれません」という連絡・申し出は無意味です。「減ります」と断言するまで元の人数のまま、ですから。